Dal 5 ottobre 2026 in Spagna cambia la documentazione amministrativa che accompagna una parte importante del trasporto professionale su strada.
Il documento di controllo previsto per il trasporto pubblico di merci e la hoja de ruta prevista per numerosi servizi di trasporto pubblico di persone devono essere gestiti obbligatoriamente in forma digitale.
La novità viene comunemente identificata con il nome DeCA, Documento elettronico di Controllo Amministrativo.
Non significa semplicemente sostituire un foglio di carta con un PDF. Cambiano il modo in cui il documento viene creato, modificato, conservato e soprattutto controllato su strada.
Per le imprese italiane c’è inoltre una distinzione fondamentale: un trasporto internazionale verso la Spagna e un’operazione di cabotaggio effettuata successivamente in territorio spagnolo non seguono le stesse regole.
Questo approfondimento nasce dalla rubrica Cronache dall’Europa dei Trasporti — settimana 40/2026, dove la novità era stata segnalata per la prima volta.
In breve
Dal 5 ottobre il documento deve nascere direttamente in formato digitale e prima dell’inizio del servizio.
Il sistema informatico dell’impresa genera un PDF contenente un codice QR. Chi guida deve ricevere il documento prima della partenza e può mostrarlo su uno smartphone, su un altro dispositivo oppure attraverso una copia stampata contenente il QR.
Durante un controllo, il QR deve consentire all’autorità di raggiungere direttamente il documento.
Se cambiano dati importanti, per esempio il veicolo utilizzato, non basta correggere a penna la stampa: il documento deve essere aggiornato digitalmente.
Per un’impresa italiana, infine, il semplice fatto di entrare in Spagna con un trasporto internazionale non fa scattare il DeCA. Il cabotaggio effettuato in Spagna, invece, rientra nell’obbligo.
Perché dal 5 ottobre 2026
La novità deriva dalla Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, entrata in vigore il 5 dicembre 2025.
La legge ha concesso dieci mesi per rendere necessariamente digitali sia il documento amministrativo di controllo delle merci sia la hoja de ruta del trasporto persone.
Le caratteristiche tecniche sono state poi definite dalla Risoluzione della Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril del 5 giugno 2026.
Che cos’è realmente il DeCA
Il DeCA non è una nuova licenza e non è un’autorizzazione che deve essere richiesta al Ministero prima di ogni viaggio.
È il documento amministrativo di controllo già previsto dalla normativa spagnola, che ora deve essere prodotto in forma digitale.
Nel trasporto merci contiene, tra gli altri elementi, i dati del soggetto che ha contrattato il servizio, del trasportatore che lo esegue, origine e destinazione, natura e peso della merce, data e targa del veicolo.
Il file deve essere un PDF creato digitalmente, non la scansione di un modulo cartaceo. Il limite previsto è di 5 MB.
Esempio pratico
Un’impresa deve trasportare una partita di merce da Madrid a Valencia.
Prima della partenza l’ufficio inserisce nel gestionale i dati del trasporto. Il sistema genera il PDF con data e ora di creazione e il relativo QR.
Il documento viene quindi inviato a chi deve effettuare il viaggio.
Non sarebbe invece sufficiente compilare un vecchio modulo cartaceo, fotografarlo e salvarlo come PDF.
Non esiste un unico portale statale
Questo è un punto che può creare confusione.
L’impresa non deve necessariamente entrare ogni volta in un unico sito ministeriale per “chiedere” il DeCA.
Il documento può essere prodotto dal gestionale o dalla piattaforma informatica utilizzata dall’impresa, purché il sistema rispetti le caratteristiche previste dalla normativa.
Il documento viene conservato in un archivio informatico e dispone di un indirizzo internet specifico. Il QR inserito nel PDF deve permettere di raggiungerlo.
Il dominio utilizzato per l’archivio può essere scelto liberamente e non deve essere comunicato preventivamente al Ministero.
Che cosa deve avere chi guida
Il DeCA deve essere creato prima dell’inizio effettivo del servizio e una copia deve essere consegnata a chi guida prima della partenza.
Può essere mostrato sul telefono o su un altro dispositivo elettronico. È ammessa anche una copia stampata.
In entrambi i casi il documento contiene il QR. La normativa permette anche di avere a disposizione soltanto il file con il codice QR.
Esempio: un controllo su strada
Un camion viene fermato durante un trasporto da Siviglia a Bilbao.
La persona conducente mostra il DeCA sul proprio telefono.
L’agente utilizza il QR e raggiunge direttamente il documento digitale.
Non dovrebbe essere necessario accedere al gestionale dell’impresa, conoscere password aziendali o telefonare all’ufficio perché qualcuno invii il documento durante il controllo.
Se cambia il veicolo
La gestione digitale diventa particolarmente importante quando qualcosa cambia durante il servizio.
Immaginiamo che sul DeCA sia indicato il trattore 1234 ABC.
Poco prima della partenza si verifica un guasto e viene utilizzato il trattore 5678 DEF.
Scrivere la nuova targa a penna sulla copia stampata non risolve il problema: le annotazioni manoscritte sulla stampa non vengono prese in considerazione.
La variazione deve essere registrata attraverso il sistema digitale e il documento aggiornato deve essere messo a disposizione di chi prosegue il trasporto.
Le responsabilità nel trasporto merci
La normativa distingue due figure importanti.
Il transportista efectivo è il trasportatore che esegue materialmente il servizio.
Il cargador contractual è invece il soggetto che ha contrattato direttamente quel trasporto con il trasportatore effettivo.
Entrambi hanno responsabilità nella corretta formazione del documento, anche se la normativa attribuisce a ciascuno la responsabilità per determinati dati.
Questo diventa particolarmente importante quando tra il proprietario della merce e chi effettua materialmente il viaggio intervengono operatori logistici, agenzie, altri trasportatori o intermediari.
Non tutti i trasporti merci sono uguali
Esistono alcune esclusioni.
La normativa cita, tra gli altri, i traslochi, il trasporto di veicoli incidentati o in avaria effettuato con mezzi speciali e determinati servizi di piccola distribuzione e pacchi.
Inoltre un altro documento di trasporto può svolgere la funzione del documento di controllo quando contiene tutti i dati richiesti e rispetta le condizioni previste dalla normativa.
Non è quindi corretto concludere che qualunque movimento di merce effettuato in Spagna richieda automaticamente un documento separato chiamato DeCA.
Anche gli autobus
La digitalizzazione non interessa soltanto il trasporto merci.
La legge rende necessariamente digitale anche la hoja de ruta prevista per il trasporto pubblico di persone.
Il documento contiene informazioni come impresa di trasporto, committente del servizio, origine, destinazione, data, autobus utilizzato, persona conducente e natura del servizio.
È particolarmente rilevante per il trasporto discrezionale e turistico.
Esistono invece specifiche esclusioni per determinati servizi regolari.
Esempio: un autobus turistico
Un tour operator organizza un’escursione in autobus da Madrid a Toledo.
L’impresa inserisce nel sistema i dati del servizio e genera la relativa documentazione elettronica prima della partenza.
La persona conducente dispone del documento digitale o della copia prevista per il controllo.
È una situazione diversa dalla normale corsa di un autobus impiegato in un servizio pubblico regolare rientrante nelle esclusioni previste.
Il punto decisivo per le imprese italiane
La Risoluzione spagnola chiarisce espressamente che i documenti amministrativi di controllo riguardano i trasporti interni, cioè quelli con origine e destinazione nel territorio spagnolo.
I trasporti internazionali utilizzano invece la documentazione prevista dalle convenzioni applicabili.
Il testo precisa inoltre un punto molto importante: il cabotaggio effettuato sul territorio spagnolo rientra nell’obbligo.
Esempio 1: Milano → Madrid
Un camion parte da Milano con merce destinata a Madrid.
Si tratta di un trasporto internazionale.
Il fatto che il veicolo percorra centinaia di chilometri sulle strade spagnole non lo trasforma in un trasporto interno spagnolo.
Il DeCA non è quindi richiesto per il solo fatto che il camion sia entrato in Spagna.
Esempio 2: Madrid → Valencia
Dopo avere scaricato a Madrid, lo stesso trasportatore italiano carica altra merce destinata a Valencia.
Ora origine e destinazione sono entrambe in Spagna.
Si tratta di cabotaggio e, se l’operazione viene eseguita nel rispetto delle relative regole europee, entra anche nell’ambito del documento amministrativo spagnolo.
Lo stesso camion può quindi effettuare, a poche ore di distanza, due operazioni con un regime documentale diverso:
Milano → Madrid: trasporto internazionale.
Madrid → Valencia: cabotaggio in Spagna.
È probabilmente l’esempio più semplice per comprendere quando il DeCA interessa direttamente un trasportatore italiano.
DeCA e CMR non sono sinonimi
Occorre evitare un’altra possibile confusione.
La CMR, anche nella sua versione elettronica e-CMR, è legata al trasporto internazionale di merci su strada.
Il DeCA è invece un documento amministrativo di controllo previsto dalla normativa spagnola.
Un altro documento può essere utilizzato anche ai fini del controllo amministrativo soltanto quando soddisfa tutti i requisiti richiesti dalla normativa spagnola.
Avere una e-CMR per un viaggio Italia-Spagna non significa quindi che qualsiasi successiva operazione di cabotaggio sia automaticamente già documentata.
Quanto devono essere conservati i documenti
I file elettronici devono essere conservati per almeno un anno.
Nel trasporto merci questa conservazione interessa sia il cargador contractual sia il transportista efectivo secondo le modalità previste; nel trasporto persone riguarda l’impresa di trasporto.
La digitalizzazione, quindi, non elimina gli obblighi di archiviazione. Cambia il supporto utilizzato per rispettarli.
E se manca il documento?
La normativa spagnola sanziona la mancanza della documentazione di controllo e diverse irregolarità relative ai dati, alla disponibilità e alla conservazione.
A seconda della violazione contestata possono entrare in gioco le sanzioni previste dalla Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres.
Per diverse infrazioni gravi relative alla documentazione la legge prevede una fascia di 401-600 euro, ma la sanzione concreta dipende dal tipo di violazione e dalla norma applicata.
Per questo è meglio non considerare il DeCA come un semplice adempimento dell’ufficio amministrativo: il documento deve arrivare effettivamente anche a chi effettua il servizio.
Una giornata di lavoro, in cinque passaggi
Ore 7:00: l’impresa riceve l’ordine di trasporto.
Ore 7:15: vengono inseriti nel gestionale i dati richiesti.
Ore 7:20: il sistema genera il DeCA digitale con il QR.
Ore 7:25: il documento viene messo a disposizione di chi guida.
Ore 7:30: il veicolo può iniziare il servizio.
Se durante il viaggio cambia un dato rilevante, l’ufficio aggiorna digitalmente il documento e rende disponibile la nuova versione.
Durante un eventuale controllo, il QR consente di raggiungere il documento.
È questa, in fondo, la logica della nuova procedura spagnola:
prima nasce il documento digitale, poi parte il veicolo; se il trasporto cambia, cambia anche il documento.
Dal foglio di carta al dato verificabile
La vera novità del DeCA non è quindi la scomparsa della carta.
Una copia stampata può ancora essere utilizzata durante il viaggio.
Quello che cambia è l’originale: il documento nasce digitalmente, registra quando viene creato e modificato ed è raggiungibile durante il controllo attraverso il QR.
Per chi guida il sistema dovrebbe essere relativamente semplice.
Per le imprese, invece, significa verificare che gestionali, procedure interne e comunicazioni con chi è sulla strada siano pronti a funzionare correttamente.
E per chi arriva dall’Italia c’è una domanda da porsi prima di tutte le altre:
sto effettuando un trasporto internazionale oppure un trasporto interno in Spagna?
Da questa distinzione parte tutto il resto.
Fonti ufficiali
- Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible — BOE
- Resolución de 5 de junio de 2026 — caratteristiche tecniche del documento elettronico — BOE
- Normativa sul documento di controllo nel trasporto pubblico di merci — BOE
- Normativa sulla hoja de ruta nel trasporto di persone — BOE
- Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres — BOE
Ad Maiora…
